Mẫu phiếu xuất kho Excel là công cụ hỗ trợ đắc lực của nhiều doanh nghiệp trong việc quản lý và xuất nhập hàng hóa. Công cụ này mang đến những lợi ích gì cho đơn vị kinh doanh? Làm thế nào để lập phiếu xuất kho Excel theo đúng tiêu chuẩn? Bài viết ngày hôm nay sẽ hướng dẫn ngay cho bạn cách lập mẫu phiếu xuất kho Excel đơn giản nhất!
Mẫu phiếu xuất kho Excel là gì?
Mẫu phiếu xuất kho Excel là một công cụ dùng để theo dõi hàng hóa, vật liệu, hàng tồn kho, hàng đã xuất của các doanh nghiệp. Bên cạnh đó, loại phiếu này cũng được xem như một công cụ hỗ trợ việc hạch toán chi phí sản xuất. Đồng thời giúp doanh nghiệp xác định được mức hao hụt vật tư, nguyên liệu.
Với mẫu phiếu xuất kho Excel, các đơn vị kinh doanh có thể quản lý và theo dõi sát sao số lượng hàng hóa nhập vào và xuất ra trong kho của mình.
Mẫu phiếu xuất kho Excel được dùng với mục đích gì?
Phiếu xuất kho Excel là bước quan trọng trong việc xử lý hàng hóa, nguyên vật liệu,… của khâu sử dụng và tiêu thụ trong kho hàng. Công cụ này là cơ sở để dự toán chi phí sản xuất của đa số doanh nghiệp lớn nhỏ hiện nay.
Khi xác định đúng số lượng hàng hóa nhập vào và xuất ra thông qua mẫu phiếu xuất kho Excel, doanh nghiệp sẽ tính toán được mức tiêu hao vật tư sản xuất. Qua đó đánh giá được chất lượng, hiệu quả làm việc và kịp thời điều chỉnh mức độ cho phù hợp.
Những thông tin cần có trên mẫu phiếu xuất kho Excel
Bên cạnh những thông tin bắt buộc như tên và địa chỉ công ty, đơn vị kinh doanh có thể bổ sung những thông tin quan trọng như số điện thoại và Email,… Đối với mẫu phiếu xuất kho Excel, bạn cần cung cấp đủ những thông tin cơ bản sau đây:
Tên phiếu, số phiếu và ngày lập phiếu: Những thông tin này cần được đặt ở phần trên cùng của mẫu phiếu. Với sự hỗ trợ của hàm Today() trong Excel, người dùng có thể lấy số ngày hiện tại tự động để làm ngày lập phiếu.
Danh sách hàng hóa xuất, nhập trong lần lập phiếu này: Mục này cần đảm bảo cung cấp đủ những thông tin chi tiết liên quan đến các loại hàng hóa nhập vào xuất ra như: mã hàng, tên hàng, số lượng hàng hóa, bảng giá và thành tiền tổng sản phẩm,..
Ký nhận: Đây là mục dành cho các bộ phận giao và nhận hàng xác nhận việc đã hoàn tất việc giao/ nhận đơn hàng.
Cách lập mẫu phiếu xuất kho Excel đơn giản nhất
Bất cứ phiếu xuất kho Excel nào cũng cần đảm bảo ghi rõ tên đơn vị sản xuất hoặc đóng dấu của công ty và tên bộ phận xuất kho ở ngay góc bên trái của một mẫu phiếu. Đặc biệt, khi lập phiếu, bạn cần phải ghi rõ những thông tin như: Họ tên của người gửi hàng, người nhận hàng, số phiếu và ngày, tháng, năm lập phiếu, loại vật tư, công cụ, dụng cụ, sản phẩm hoặc hàng hóa xuất đi và lý do xuất kho.
Cột A, B, C , D: 4 cột này bao gồm các thông tin như số thứ tự, tên công ty/ nhãn hiệu, quy cách sản xuất, tính chất hàng hóa, mã số và đơn vị tính của từng loại hàng hóa, vật tư, sản phẩm, dụng cụ,…
Cột 1 cần ghi đầy đủ số lượng vật tư, công cụ, sản phẩm,… theo yêu cầu.
Cột 2: Ở mục này, thủ kho cần ghi số lượng hàng hóa xuất kho thực tế (bằng hoặc ít hơn so với số lượng sản phẩm yêu cầu).
Cột 3 và 4 là đơn giá sản phẩm tùy theo hạch toán của doanh nghiệp do kế toán ghi và tổng tiền của các sản phẩm, vật tư, dụng cụ, hàng hóa xuất kho.
Dòng cộng là mục ghi lại tổng tiền vật tư, dụng cụ, sản phẩm thực tế đã xuất kho.
Dòng “Tổng số tiền được viết bằng chữ” ghi đầy đủ tổng số tiền đã tính phía trên phiếu bằng chữ cái.
Lưu ý về mẫu phiếu xuất kho Excel
Thông thường, mẫu phiếu xuất kho Excel được lập bởi bộ phận xin lĩnh hoặc bộ phận quản lý hoặc bộ phận kho tùy theo quy định hạch toán của từng doanh nghiệp. Mỗi mẫu phiếu được chia thành 3 liên kèm theo giấy than viết 1 lần.
Mẫu phiếu xuất kho Excel sau khi được lập và có đủ chữ ký của kế toán trưởng và người lập phiếu sẽ được chuyển cho ban giám đốc hoặc người được ủy quyền để phê duyệt, ký tên. Tiếp đến, người nhận sẽ giao phiếu xuống kho hàng để thủ kho điền cột 2 sau khi xuất kho.
Liên 1: Dùng để lưu trữ ở bộ phận lập phiếu.
Liên 2: Trước tiên thủ kho sẽ giữ lại để ghi vào thẻ kho. Tiếp đến, liên 2 sẽ được chuyển cho kế toán để điền cột 3 và 4 trực tiếp vào sổ kế toán.
Liên 3: Người sử dụng hàng hóa và các sản phẩm được giao sẽ nhận liên 3 để dễ dàng theo dõi.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách lập một mẫu phiếu xuất kho Excel đúng tiêu chuẩn cho các đơn vị kinh doanh. Hy vọng với công cụ phiếu xuất kho này, doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lý hàng hóa và điều chỉnh khâu nhập xuất một cách hiệu quả. Đừng quên liên hệ V-Box để nhận ngay những giải pháp quản lý kho bãi và lưu thông hàng hóa nhanh chóng nhé!
Xem thêm: Bảng giá dịch vụ cho thuê kho bãi
