Thông thường vấn đề hàng tồn kho giữ tỷ trọng rất lớn trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Chính vì thế những kỹ năng quản trị hàng tồn kho tốt sẽ quyết định vô cùng mạnh mẽ đến hiệu quả trong kinh doanh. Dưới đây, V-BOX sẽ chia sẻ đến bạn vai trò của việc quản trị tồn kho cũng như những cách để quản trị hiệu quả hơn!
1. Quản trị hàng tồn kho là gì?
Quản trị tồn kho được biết đến là một công việc cực kỳ quan trọng. Theo đó công việc này yêu cầu doanh nghiệp phải theo dõi sát sao hoạt động kinh doanh, cũng như có thể dự đoán được tình hình biến động giá trên thị trường để điều phối số lượng hàng tồn kho đồng thời đưa ra chính sách lưu trữ phù hợp, đi đến giảm thiểu tối đa các rủi ro về hàng tồn kho.
Từ việc quản trị hàng tồn trong kho sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí đầu vào, đồng thời đảm bảo cung cấp đủ sản phẩm thành phẩm tại mọi thời điểm và tăng năng lực cạnh tranh.
Giải pháp quản trị hàng tồn kho tốt hiện nay cần phải giải quyết được các bài toán:
Lượng hàng tồn kho của doanh nghiệp như thế nào là tối ưu?
Phải luôn luôn đảm bảo hàng hàng tồn kho nằm trong mức an toàn, không vượt quá ngưỡng tối thiểu và cả ngưỡng tối đa
Quyết định khi nào cần phải nhập thêm nguồn nguyên liệu
Quyết định khi nào cần phải tăng cường thêm hoặc hoặc hạn chế sản xuất để điều chỉnh lượng hàng tồn kho cho thành phẩm
2. Vai trò của quản trị hàng tồn kho
Có thể tóm gọn lại vai trò của việc quản trị hàng tồn kho như sau:
Đảm bảo cho hàng hóa tồn kho luôn đủ để có thể bán ra thị trường, không bị gián đoạn
Luôn loại trừ các rủi ro tiềm tàng của hàng tồn kho như hàng bị ứ đọng, giảm phẩm chất hoặc hàng hết hạn do tồn kho quá lâu
Cân đối giữa các vấn đề mua vào, dự trữ, sản xuất và tiêu thụ sao cho hợp lý
Tối ưu hóa được lượng hàng lưu kho giúp tăng hiệu quả kinh doanh và giảm chi phí đầu tư cho doanh nghiệp
3. Các hoạt động chính trong quá trình quản trị hàng tồn kho
3.1 Quản trị hiện vật hàng tồn kho
Hoạt động này thông thường sẽ tập trung vào vấn đề bảo quản vật chất của hàng tồn kho. Theo đó, doanh nghiệp sẽ cần phải lựa chọn hình thức lưu kho, diện tích lưu trữ sao cho phù hợp, an toàn và tiết kiệm nhất. Các phương tiện cũng như thiết bị máy móc (xe nâng tay, xe nâng các loại máy, xe tải vận chuyển,..) cần cho kho hàng cũng cần phải được cân nhắc mua để tăng cường hiệu quả sản xuất, lưu trữ, vận chuyển hàng hóa.
Hàng tồn kho cần được bảo quản về vật chất, chất lượng tốt sẽ là một trong những yếu tố giúp doanh nghiệp có thể nhận được thêm điểm cộng từ khách hàng, tăng tính cạnh tranh trên thị trường hàng hóa.
3.2 Quản trị kế toán của tồn kho
Kế toán kho thường được áp dụng các phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, thẻ kho và file excel quản lý hàng tồn kho để có thể tính toán được lượng hàng tồn kho cũng như kiểm soát hàng tồn kho tốt hơn.
Đồng thời cần phải kết hợp kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên hoặc kiểm tra định kỳ để có thể nắm bắt kịp thời tình trạng hàng hóa trong kho, tìm hướng khắc phục và giải quyết kịp thời.
3.3 Quản trị kinh tế của hàng tồn kho
Về quản trị kinh tế của hàng tồn kho cần đảm bảo cân đối giữa hai mục tiêu:
Mục tiêu an toàn: Cần phải có lượng dự trữ hàng hóa đầy đủ để quy trình sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn nếu gặp sự cố
Mục tiêu tài chính: Cần phải giảm đến mức tối thiểu số lượng hàng lưu trữ để có thể giảm chi phí kho hàng, giảm số tiền tồn đọng trong kho hàng tồn kho.
4. Các mô hình quản trị hàng tồn kho thông dụng, hiệu quả nhất hiện nay
4.1 Mô hình ABC analysis trong quản trị hàng tồn kho
Đây được coi như là một phương pháp phân loại sản phẩm và nguyên vật liệu trong hoạt động quản trị hàng trong kho. Cụ thể, ABC analysis thường có 3 nhóm hàng tồn kho cơ bản với các mức độ quản lý khác nhau:
Nhóm A: Các nguyên vật liệu và hàng hóa tồn kho cần được kiểm soát chặt chẽ, chính xác vì giá trị hàng hóa lớn, nên mua với số lượng nhỏ. Chu kỳ kiểm toán nên thực hiện thường xuyên, thông thường là 1 tháng/lần
Nhóm B: Các nguyên vật liệu và hàng hóa tồn kho cần kiểm soát ở mức tốt bởi vì giá trị vừa phải, thông thường chiếm khoảng 30% tổng lượng hàng tồn kho. Thời gian kiểm toán được khuyến khích đối với nhóm hàng này là hàng quý, từ 3 tháng/lần.
Nhóm C: Các nguyên vật liệu và hàng hóa tồn kho chỉ cần phải kiểm soát ở mức độ tương đối đơn giản. Thông thường hàng nhóm C thường có giá trị không lớn tuy nhiên lại có tỉ trọng cao trong hàng tồn kho 6 tháng thì nên kiểm toán 1 lần.
Nhờ ABC analysis mà công tác quản trị hàng tồn tại nhiều doanh nghiệp được chính xác và hiệu quả hơn nhờ có cơ chế phân loại rõ đồng thời có thể đánh giá trọng tâm để đầu tư mọi nguồn lực, mỗi loại hàng hóa tồn kho sẽ có những phương án quản lý phù hợp.
4.2 EOQ -mô hình đặt hàng kinh tế cơ bản
EOQ là mô hình được biết đến dùng để tính toán số lượng đặt hàng tối ưu nhất để doanh nghiệp có thể mua vào lưu trữ sản phẩm. Làm sao để có thể tiết kiệm tối đa chi phí nhất có thể mà vẫn đáp ứng được tốt nhu cầu bán hàng cần thiết.
Có nghĩa là đối với những loại nguyên liệu hàng hóa, không phải bạn muốn mua vào số lượng bao nhiêu cũng được mà cần áp dụng mô hình EOQ để tính toán và tìm ra số lượng hàng hóa phù hợp nhất. Đây được xem là một trong những mô hình đơn giản, hiệu quả và thông dụng nhất trong thời gian hiện nay. Công thức cụ thể như sau:
D là nhu cầu hàng tồn kho mỗi năm, bạn hoàn toàn có thể lấy số liệu từ các năm trước (Lấy hàng tồn kho đầu năm + (cộng) lượng hàng tồn kho nhập thêm trong năm – (trừ) hàng tồn kho cuối năm)
Gọi S – chi phí chi trả dành cho việc đặt hàng đối với mỗi đơn hàng (Phí vận chuyển, phí gọi điện, fax, giao nhận,..)
H là chi phí để sử dụng cho việc lưu trữ các loại hàng hóa (phí thuê kho, nhân sự, thiết bị máy móc hay điện nước,..)
Qua đó, bạn cũng có thể áp dụng các bài toán khác để áp vào quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp như sau:
Ưu điểm của mô hình EOQ là có thể giúp tối đa hóa phí đặt hàng cũng như lưu kho. Tuy nhiên bạn cũng có hạn chế là phải thỏa mãn những giả thuyết mới có thể cho ra kết quả chính xác (D và L phải ở mức ổn định, tiếp nhận đơn hàng trong một chuyến hàng, không có mức chiết khấu, chỉ có 2 loại phí tồn kho đó là S và H,..), do đó bạn có thể làm mất đi tính thực tế và để xảy ra sự sai sót.
Vậy nên doanh nghiệp cần phải cân nhắc và ứng dụng thật chính xác vào các hoạt động của doanh nghiệp để có được những ước tính chính xác nhất.
4.3 POQ – mô hình đặt hàng theo lô sản xuất – Production Order Quantity
Khác với quản trị hàng tồn trong kho E0Q, mô hình POQ tăng cường tính thực tế bằng cách nới lỏng các giả thiết.
Theo đó thì một trong những điểm khác biệt lớn nhất và tạo nên sự thực tiễn chính là giả thiết hàng được đưa ra liên tục và tích lũy cho đến khi hàng được tập kết hết (trong khi đó giả thiết của mô hình EOQ là hàng tồn kho khi còn 0 đơn vị mới đặt hàng và hàng đó đã được chuyển đến 1 lần)
Ngoài những công ty thương mại, mô hình POQ còn phù hợp với các doanh nghiệp tự sản xuất vật tư, vừa sản xuất vừa bán hàng với công thức của mô hình POQ:
Trong đó, các giá trị của ký hiệu giống với mô hình EOQ đó chính là P là khả năng cung ứng hàng ngày (điều kiện d<P).
4.4 QDM – mô hình khấu trừ theo số lượng – Quantity Discount Model
Mô hình QDM được áp dụng trong khi có tình huống nhà cung cấp có chính sách giảm giá (với điều kiện là phải mua hàng nhiều). Trường hợp này được gọi là bán hàng để khấu trừ theo lượng mua.
Doanh nghiệp sẽ cần cân nhắc:
Nếu mua hàng với số lượng càng nhiều thì càng được giảm giá sâu, chi phí đặt hàng sẽ giảm đáng kể nhờ gom gọn lại 1 lần
Nhưng lượng trữ hàng lớn thông thường sẽ làm chi phí lưu trữ tăng cao, nhiều rủi ro trong kiểm toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
4.5 J.I.T. – mô hình tồn kho kịp thời
Just in time được biết đến là trong những mô hình ra đời vào khoảng những năm 1930 được ứng dụng tiên phong bởi tên tuổi lớn đó chính là hãng Toyota Nhật Bản và mang lại nhiều hiệu quả tích cực.
Theo đó, JIT mô hình này có thể được diễn giải đơn giản là một mô hình tồn kho được tổ chức sao cho hầu hết các bộ phận/đơn vị từ nguồn hàng, sản xuất, vận chuyển, quản lý… có được mối quan hệ gắn bó chặt chẽ với nhau. Đảm bảo cấu trúc sản xuất ra những gì bán được và các bước sản xuất phải đồng thời phối hợp nhịp nhàng để có thể cung cấp sản phẩm kịp thời với thời gian ngắn nhất.
Thực tế, khi ứng dụng được mô hình JIT, doanh nghiệp cần phải đáp ứng yêu cầu chặt chẽ về mặt tổ chức bộ máy quản lý, tính kỷ luật cũng như là sự liên kết giữa các đơn vị nên không phải ai cũng có thể áp dụng mô hình này.
Và với tính chất đặc biệt đó chính vì thế mà JIT được đánh giá là mô hình hàng tồn kho tối ưu với các ngành nghề mà hàng hóa có thời hạn lưu trữ ngắn chẳng hạn như thực phẩm tươi sống, hải sản, hay các loại bánh kẹo ngắn hạn,..
Biện pháp giảm hàng tồn kho
1. Kiểm kê kho hàng thường xuyên.
2. Giảm giá.
3. Tặng quà kèm theo.
4. Bán theo combo.
5. Ký gửi.
6. Mở rộng thị trường.
7. Tạo sự kiện.
8. Đẩy mạnh Marketing,
Trên đây là vai trò của việc quản trị hàng tồn kho và những biện pháp tương ứng. Mong rằng sẽ giúp ích được cho quý doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất và kinh doanh của mình!
