Mẫu thẻ kho có vai trò quan trọng trong việc quản lý kho bãi của các doanh nghiệp, cơ sở sản xuất, đơn vị kinh doanh,… Thẻ là căn cứ cho các thủ tục quản lý hàng, thuế và nhiều vấn đề khác của công ty. Vậy cách tạo mẫu thẻ kho có khó không và cần chứa các thông tin cụ thể nào?. Hãy cùng V-Box Self Storage tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Tìm hiểu chung về mẫu thẻ kho
Mẫu thẻ kho còn có một tên gọi thông dụng khác là sổ kho. Loại thẻ này được lập bởi quản lý kho hoặc bộ phận kế toán của công ty, doanh nghiệp. Mẫu thẻ bao gồm các nội dung được ghi chép về lượng nhập hàng hóa và hàng dự trữ, tồn đọng trong kho hàng.
Bên cạnh đó, các thông tin về nguyên vật liệu sản xuất, nguồn gốc của chúng đều được ghi rõ trong các mẫu thẻ kho. Và mỗi loại nguyên liệu, sản phẩm sẽ có một thẻ với nội dung khác nhau.
Mẫu thẻ kho được sáng tạo với mục đích cung cấp thông tin cụ thể từng loại sản phẩm tại nơi lưu trữ, theo dõi quá trình nhập hàng và giải quyết nhanh gọn vấn đề kế toán. Các thẻ ban đầu được thành lập riêng lẻ, sau đó người quản lý sẽ điền thông tin và sắp xếp chúng thành sổ một cách hợp lý.
Trong các doanh nghiệp, mẫu thẻ kho không phải giấy tờ bắt buộc. Tuy nhiên, việc thiếu sót về thẻ kho sẽ khiến doanh nghiệp không lưu giữ và kiểm soát được số lượng tình trạng hàng hóa hằng ngày trong kho.
Vai trò cụ thể của mẫu thẻ kho trong doanh nghiệp
Hoạt động quản lý kho bãi của doanh nghiệp có 3 nhiệm vụ chính là nắm bắt được lượng hàng nhập, xuất và tồn kho. Thông thường, giao dịch nhập, xuất hàng sẽ được ghi lại trên các file Excel với đầy đủ các thông tin về số lượng, mã số và tình trạng cụ thể của hàng hóa, sản phẩm. Đồng thời, bảng này cần ghi chú ngày tháng và thời gian hàng được nhập, xuất.
Khi báo cáo, mẫu thẻ kho sẽ được sử dụng và xuất chi tiết tất cả thông tin này ra ngoài. Việc này khiến thông tin được rõ ràng và dễ quản lý hơn các file Excel còn trên máy. Vì vậy, quản lý kho của doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả kiểm soát kho, đối chiếu hàng hóa nhanh chóng và dễ dàng hơn.
Bên cạnh đó, mẫu thẻ kho làm đơn giản hóa các giấy tờ báo cáo. Trước kia thủ kho cần tạo phiếu nhập hàng và phiếu xuất kho trước khi báo cáo, gây khó khăn trong việc đối chiếu các thông tin sản phẩm. Do đó, mẫu thẻ kho được sử dụng rộng rãi và thường xuyên hơn. Chỉ với vài cái kích chuột, bảng thông tin hàng cần thiết sẽ được hoàn thành.
Xem thêm: Bảng giá dịch vụ cho thuê kho bãi
Những điều cần lưu ý khi làm việc với mẫu thẻ kho
Để sử dụng tất cả mẫu thẻ kho một cách hiệu quả, bạn hãy lưu ý một vài điều sau:
Lập sẵn mẫu thẻ kho: Cần đảm bảo đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiết, tiến hành điều chỉnh thông tin cho chính xác vào cuối giờ làm việc.
Mẫu thẻ kho được gửi lại cho thủ kho hoặc quản lý kho.
Cập nhật thông tin và ghi lại mẫu thẻ kho hằng ngày để đảm bảo độ chính xác và kiểm soát tốt tất cả thông tin kho hàng.
Phương pháp lập mẫu thẻ kho đơn giản
Mẫu thẻ kho có quy định rõ ràng cách viết và những thông tin bắt buộc phải có trên mẫu. Vì vậy, người tạo mẫu thẻ kho phải ghi đúng mẫu và không được phép ghi theo ý kiến cá nhân.
Để lập mẫu thẻ kho đúng chuẩn, bạn có thể tham khảo theo hai mẫu chính được quy định cụ thể như sau.
Góc trái đầu trang giấy: Là vị trí tên đơn vị, cơ quan, doanh nghiệp,… và đị chỉ đặt trụ sở doanh nghiệp sở hữu kho.
Góc phải đầu trang: Tên mẫu số loại hàng hóa và dòng “Ban hành theo quyết định số ……-BTC ngày…… của bộ trưởng BTC”. Phần này được ghi ngang bằng với tên đơn vị và địa chỉ.
Tên giấy: THẺ KHO. Người lập lưu ý ghi tên ở giữa dòng và in hoa.
Ngày lập thẻ: Ghi phía dưới tên mẫu và đảm bảo ngày tháng năm được rõ ràng.
Tờ số:….. .
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư, đơn vị tính, mã số của sản phẩm.
Lập bảng thông tin sản phẩm: Bao gồm cột số thứ tự, cột thời gian ghi cụ thể ngày, tháng, năm, số hiệu chứng từ xuất, nhập, cột diễn giải cho biết thông tin tình trạng thanh toán, cột thời gian nhập xuất, cột số lượng cụ thể hàng hóa, và ký xác nhận của người lập.
Cộng cuối kỳ tổng số lượng hàng nhập, xuất và tồn kho.
Dòng số trang và ngày mở sổ.
Phần cuối là ký và ghi rõ họ tên người làm sổ, kế toán trưởng và giám đốc.
Trên đây là một số thông tin về mẫu thẻ kho mà bạn có thể tham khảo. Mong rằng với bài viết này, bạn sẽ học được phương pháp tạo mẫu thẻ kho và áp dụng nó vào công việc một cách thuận lợi. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin hoặc có những thắc mắc không thể giải đáp, hãy đặt câu hỏi tại website chính của V-Box để được tư vấn nhé.
