Nhằm đảm bảo cho quá trình quản lý kho được chuyên nghiệp hơn, các đơn vị cho thuê thường đưa ra hệ thống các . Vậy những nội dung nào cần có trong bảng nội quy kho lưu trữ? Hãy cùng V-Box khám phá ngay qua các thông tin dưới đây!
Nội quy kho hàng là gì?
Nội quy kho hàng được hiểu là hệ thống các quy tắc được bộ phận quản lý của kho đưa ra, nhằm buộc các nhân viên hoạt động trong kho cũng như các khách hàng sử dụng kho phải tuân theo. Một kho bãi chuyên nghiệp không thể thiếu đi các bảng nội quy kho bãi, để quy trình quản lý được đồng bộ và bao quát hiệu quả hơn.
Tại sao cần xây dựng nội quy kho hàng?
Việc xây dựng nội quy kho hàng là điều cần thiết để kho đi vào hoạt động ổn định, kéo theo các lợi ích như:
Giúp hệ thống quản lý kho có quy củ hơn
Tạo ra văn hóa doanh nghiệp kho bãi tốt
Rèn luyện được tính kỷ luật và trách nhiệm làm việc của các nhân viên
Đảm bảo cho các hoạt động kho bãi luôn đạt được sự chuẩn chỉnh theo đúng yêu cầu của doanh nghiệp
Giúp bảo quản các tài sản kho bãi và hàng hóa trong kho một cách an toàn
Xem thêm: Bảng giá dịch vụ cho thuê kho bãi
Những nội dung chung khi xây dựng nội quy kho hàng
Mỗi ngành nghề sẽ có nội quy kho hàng khác nhau, tùy vào đặc trưng của từng ngành. Tuy nhiên, các nội quy này đều sẽ được phát triển dựa trên hai đối tượng chính là nhân viên và khách hàng.
Nội quy kho hàng cho các nhân viên kho
Nhân viên kho là những người sẽ có thời gian làm việc thường xuyên tại chính kho bãi nên cần có sự chuẩn chỉnh trong từng hành động. Các nội quy kho hàng dành cho nhân viên kho phải được xây dựng một cách kỹ lưỡng dựa trên các tiêu chí:
Tác phong
Các nhân viên phải mặc trang phục lịch sự, gọn gàng, mang đồ bảo hộ hoặc đeo thẻ (nếu có)
Tuân thủ đúng thời gian làm việc đã được công ty quy định
Cư xử lịch sự và nhã nhặn với các khách hàng thăm quan hoặc sử dụng kho bãi
Không làm việc riêng trong giờ làm việc và không tụ tập uống rượu, đánh bài,… trong khu vực kho.
An toàn kho bãi
Các tài sản cá nhân của nhân viên phải được để ở nơi quy định riêng, không được phép mang vào và sử dụng trong khu vực lưu trữ hàng hóa
Không được nấu nướng, hút thuốc hay mang các vật dễ cháy nổ vào khu vực kho để đảm bảo đúng các quy định về phòng cháy chữa cháy
Không được tự ý thay đổi cách sắp xếp, xê dịch hàng hóa hoặc mang hàng hóa ra khỏi khu vực lưu trữ
Trước khi ra về phải bàn giao hàng hóa đầy đủ và niêm phong nếu cần thiết.
Quy trình xuất nhập
Áp dụng chính xác quy trình nhập xuất đã được thống nhất trong nội quy kho hàng (có quyết định và tiêu chuẩn kèm theo)
Kiểm hàng hóa nhập xuất một cách tỉ mỉ và kỹ lưỡng, nếu phát hiện lỗi thì phải báo ngay cho đơn vị quản lý để giải quyết nhanh chóng
Giao nhận các giấy tờ hay chứng từ xuất nhập một cách đầy đủ, rõ ràng, đúng quy định.
Bảo quản tài sản kho
Khi nhân viên phát hiện kho có các sự cố có thể gây hại cho hàng hóa và tài sản khác trong kho thì phải báo cáo ngay cho đơn vị quản lý
Chỉ được bật đèn chiếu sáng ở các khu vực yêu cầu, nếu không thì không được tự ý sử dụng đèn để tránh gây lãng phí
Các loại xe nâng dỡ luôn phải trong tư thế sẵn sàng hoạt động và được nhân viên bảo dưỡng, kiểm tra thường xuyên.
Vệ sinh kho
Các nhân viên chịu trách nhiệm vệ sinh kho bãi theo nội quy kho hàng phải chú ý làm sạch kho thường xuyên mỗi ngày, đảm bảo cho hàng hóa luôn được bảo quản trong không gian tốt nhất.
Các nhân viên khác không được tự ý vứt rác, bày biện lung tung trong khu vực kho bãi.
Nội quy kho hàng cho khách hàng
Khách hàng là những đối tác mà chủ quản kho sẽ hợp tác và nhận lưu trữ hàng hóa giúp họ. Vì được phát triển trên quan hệ hợp tác nên những khách hàng thuê kho cũng phải thực hiện các nội quy kho hàng nhất định như:
Khách hàng đã hết thời hạn thuê kho (không phận sự) thì không được phép tự ý ra vào kho
Khách hàng không tự ý đi vào các khu vực mà đơn vị quản lý không cho phép hoặc không có sự giám sát từ bên cho thuê
Khách hàng muốn đến kiểm tra tình trạng hàng hóa tại kho phải thông báo trước với đơn vị chủ quản và tuân thủ các quy định kho hàng khác về đồ bảo hộ, giờ giấc, quay phim chụp ảnh,…
Khách hàng khi muốn vào kho phải xuất trình các giấy tờ cần thiết như CCCD, chứng từ, hóa đơn,… để được nhân viên hướng dẫn hoàn thành tiếp các thủ tục cần thiết.
Khách hàng cũng phải tuân thủ toàn bộ các nội quy kho hàng về phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động, vệ sinh chung,…
Qua các thông tin trên, có thể thấy việc xây dựng nội quy kho hàng không quá khó khăn nhưng cũng cần có sự đầu tư hợp lý. Nếu có thêm bất kỳ thắc mắc nào về vấn đề kho bãi, hãy tiếp tục theo dõi V-Box để được giải đáp nhé!
