Hồ sơ là dữ liệu quan trọng của mọi doanh nghiệp chính vì thế cần phải được sắp xếp và lưu trữ một cách gọn gàng để tránh bị thất lạc, mối mọt và có thể tìm kiếm nhanh chóng khi cần. Tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nhân lực và tài chính để làm điều này vì thế mà dịch vụ lưu trữ hồ sơ của V-Box ra đời như một giải pháp thiết thực nhất cho các doanh nghiệp.
Giới thiệu về dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu cho công ty doanh nghiệp
Đến với dịch vụ lưu trữ tài liệu cho các doanh nghiệp đang là giải pháp lý tưởng được nhiều doanh nghiệp hướng tới khi không có đủ tài chính và nhân lực để xử lý đồng hồ sơ lộn xộn của mình.
Ưu điểm
Dịch vụ lưu trữ doanh nghiệp sở hữu một không gian thoáng đãng, rộng lớn với các ô kệ chuyên dụng để có thể bảo quản tài liệu trong điều kiện tốt nhất.
Có các thùng hồ sơ chuyên dụng để phục vụ nhanh chóng nhu cầu lưu trữ hay trích lục
Doanh nghiệp có thể thỏa thuận với dịch vụ lưu trữ hồ sơ công ty để chọn diện tích kho theo nhu cầu của mình
Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp sẽ nhanh chóng thực hiện việc lưu trữ và trích lục khi cần.
Quy trình làm việc chuyên nghiệp, khoa học và chính xác
Khách hàng có thể liên hệ với dịch vụ lưu trữ hồ sơ bất cứ thời điểm mong muốn trong giờ hành chính
Tiết kiệm chi phí và tài chính cần cho việc lời trữ hồ sơ
Hệ thống kho bãi với các trang thiết bị hiện đại, hệ thống phòng cháy chất lượng cao, camera giám sát 24/24 và đặc biệt là luôn đảm bảo tính bảo mật cho khách hàng.
Nhược điểm
Một nhược điểm duy nhất của dịch vụ lưu trữ hồ sơ chính là khi cần, bạn cần phải di chuyển đến địa điểm lưu trữ hoặc liên hệ với người quản kho vì kho lưu trữ không nằm ngay tại doanh nghiệp của mình.
Khi nào nên sử dụng dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu?
Khi doanh nghiệp đối mặt với các vấn đề sau đây thì cần liên hệ với dịch vụ lưu trữ hồ sơ ngay
- Không gian làm việc nhỏ, thiếu diện tích để quản lý hồ sơ nhưng giấy tờ, hồ sơ lại quá tải
Doanh nghiệp bị giới hạn ngân sách vì thế khó có thể đầu tư cho riêng mình một kho chuyên nghiệp để lưu trữ hồ sơ
Mất nhiều thời gian và công sức để có thể sắp xếp, quản lý hay trích lục hồ sơ nhanh chóng
Không đủ nhân sự chuyên nghiệp để có thể quản lý hồ sơ một cách khoa học và chuyên nghiệp.
Quy trình dịch vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu
Tuỳ vào từng lĩnh vực cũng như phương thức hoạt động của các đơn doanh nghiệp mà quy trình dịch vụ lưu trữ hồ sơ cũng có nhiều điểm khác nhau và dưới đây là quy trình cơ bản:
Bước 1: Lựa chọn phương thức lưu trữ
Căn cứ vào điều kiện của doanh nghiệp để chọn các loại công cụ lưu trữ hồ sơ phù hợp:
Các loại kẹp file để cho tài liệu vào, bìa còng để bảo vệ tốt cho tài liệu.
Tủ treo tường để tối ưu diện tích lưu trữ.
Hồ sơ ít dùng tới sẽ được lưu trữ trong các ô tủ trong cùng
Hồ sơ thường xuyên dùng để trong các ngăn kéo thuận tiện ngay khi cần
Sử dụng giấy ghi chú để có thể chú thích loại tài liệu rõ ràng.
Bước 2: Phân loại hồ sơ
Khi phân loại hồ sơ, dịch vụ lưu trữ hồ sơ sẽ áp dụng theo các tiêu chí sau đây:
Theo dự án: Sắp xếp các hồ sơ cùng dự án hoặc các dự án liên quan gần vị trí với nhau.
Theo chủ đề: Lưu trữ hồ sơ cùng chủ đề, cùng loại để dễ dàng quản lý và tìm kiếm.
Theo thời kỳ: Doanh nghiệp có thể phân chia theo quý, tháng, 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm,…
Bước 3: Sắp xếp tài liệu, hồ sơ
Ở bước này, dịch vụ lưu trữ hồ sơ sẽ áp dụng các phương thức sau đây:
Theo thời gian: Ghi chú lại các mốc thời gian ở ngoài để có thể dễ dàng quan sát
Theo mẫu tự: Sắp xếp tài liệu theo hệ thống chữ cái
Theo tính chất hồ sơ: Sắp xếp theo kiểu hồ sơ đã xử lý xong, hồ sơ đang xử lý, hồ sơ chờ phản hồi,…
Bước 4: Lập danh mục
Dịch vụ lưu trữ hồ sơ lúc này sẽ tạo từng danh mục riêng cho từng loại hồ sơ để lưu trữ trong máy tính. Việc này sẽ quyết định rất nhiều đến thời gian tìm kiếm các loại hồ sơ lưu trữ sau này.
Bước 5: Lưu trữ hồ sơ
Hồ trơ sẽ được lưu trữ vào danh mục đã được tạo và sẽ được lưu thêm một bản để dự phòng khi cần. Những hồ sơ, tài liệu này được lưu trữ dưới dạng file excel để có thể dẫn link liên kết với tài liệu cần thiết.
Bước 6: Theo dõi và cập nhật
Hồ sơ sẽ luôn được cập nhật các số liệu mới nhất cũng như các chứng từ liên quan theo yêu cầu của doanh nghiệp và tức nhiên sẽ được lưu trữ trong môi trường tốt nhất.
Dịch vụ lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp và uy tín V-Box
V-Box tự hào là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các loại hình kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu được các doanh nghiệp tin tưởng hiện nay. Hiện nay, chúng tôi là đối tác của nhiều công ty, tập đoàn lớn nhỏ cả trong và ngoài nước.
Không chỉ sở hữu kho lưu trữ với không gian thoáng đãng, các trang thiết bị hiện đại mà nhân viên của V-Box còn luôn được đào tạo để có đầy đủ các kinh nghiệm lưu trữ tài liệu cho nhiều lĩnh vực như: Tài chính, bảo hiểm, nhà xuất bản, trường học, chứng khoán, bệnh viện, …
Từ những chia sẻ trên, V-Box hy vọng đã giúp bạn hiểu rõ hơn về những khía cạnh liên quan đến dịch vụ lưu trữ hồ sơ. Nếu có bất kỳ nhu cầu liên quan hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline 086.226.4669 để được tư vấn chi tiết nhé
Xem thêm: V-box cung cấp dịch vụ thuê kho Hồ Chí Minh với giá tốt nhất
