Hướng dẫn lập mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho đúng chuẩn

Thanh lý hàng tồn kho là một công việc quan trọng trong kinh doanh của hầu hết các doanh nghiệp. Để đảm bảo việc thanh lý hàng hoá được diễn ra theo đúng quy định và đồng nhất, công ty cần đưa ra một mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho theo đúng quy định. Cùng theo dõi ngay bài viết sau đây để nắm rõ cách lập một mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho đúng chuẩn nhé!

Khi nào cần lập mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho?

 

mau-bien-ban-thanh-ly-hang-hoa-ton-kho-1
Khi nào cần lập mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho

Vào các kỳ họp cuối năm, doanh nghiệp thưởng tổ chức thực hiện việc kiểm kê hàng hóa. Trong quá trình này, công ty có thể đánh giá được chất lượng cũng như giá trị thuần có thể thu hồi được của hàng hóa. Đối với những mặt hàng kém chất lượng, doanh nghiệp sẽ lập thủ tục để tiến hành thanh lý hàng hóa tồn kho.

Lúc này, mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho sẽ được sử dụng để việc xử lý được đảm bảo theo đúng quy định. Việc thanh lý hàng tồn kho giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng hàng hỏng, đọng vốn quá lâu và nhanh chóng thu hồi vốn sản xuất.

Xem thêm: Bảng giá dịch vụ cho thuê kho bãi

Cách viết mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho

Để thanh lý hàng tồn kho theo đúng quy định, doanh nghiệp cần soạn thảo cho mình một văn bản về quyết định thanh lý hàng hóa tồn kho. Mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho phải đảm bảo những nội dung sau đây:

Phần mở đầu của mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho

Ở phần mở đầu, biên bản phải đảm bảo có đủ các thông tin về: Quốc hiệu – tiêu ngữ, số quyết định, ngày soạn thảo biên bản, tên quyết định, tên công ty, địa điểm, căn cứ đưa ra quyết định thanh lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Thứ tự viết như sau:

  • Lề bên trái là thông tin của công ty và số quyết định: “CÔNG TY…….. , Số: …../2015/QĐ-…..”

  • Lề bên phải là Quốc hiệu và Tiêu ngữ:  “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM, Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”

  • Phía dưới thông tin trên là địa điểm và ngày soạn biên bản thanh lý.

  • Mục tên quyết định được trình bày căn giữa 2 với cỡ chữ to được in hoa và in đậm: “QUYẾT ĐỊNH VỀ VIỆC THANH LÝ HÀNG TỒN KHO”.

  • Cuối cùng là căn cứ thanh lý mà doanh nghiệp có thể đưa ra, bao gồm:

– Căn cứ theo Luật Doanh nghiệp số 60/2005/QH11 của Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam được thông qua vào ngày 29/11/2005 và những văn bản hướng dẫn thi hành.

– Căn cứ vào một số Điều lệ hoạt động của doanh nghiệp.

– Căn cứ vào nội dung trên giấy đề nghị thanh lý hàng hóa của: …. (ghi tên công ty/ cơ sở kinh doanh).

– Căn cứ theo Biên bản họp hội nghị Đại hội đồng của công ty số …/…./BB vào ngày … /… / … ( ghi những thông tin trong biên bản họp hội đồng).

– Căn cứ Biên bản họp của Hội đồng thanh lý hàng hóa tồn kho số …, ngày … (các thông tin về biên bản họp).

– Căn cứ vào tình hình hoạt động kinh doanh và nhu cầu thanh lý hàng hóa của Công ty.

mau-bien-ban-thanh-ly-hang-hoa-ton-kho-2
Phần mở đầu của mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho

Nội dung trong mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho

Tùy vào quyết định thanh lý hàng hóa tồn kho của từng doanh nghiệp, mẫu biên bản sẽ được chia thành các điều cụ thể. Mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho có thể gồm 4 Điều như sau:

  • Điều 1: Quyết định phê duyệt các phương án thanh lý hàng hóa tồn kho theo những nội dung như sau:

– Số lượng hàng hóa cần thanh lý: Mục này phải đảm bảo ghi đủ tên mặt hàng, số lượng sản phẩm, giá trị hàng thanh lý, giá trị sổ sách và các ghi chú quan trọng (nếu có).

– Giá trị thanh lý hàng hóa

– Phương thức thanh lý

– Đối tượng thanh lý

  • Điều 2: Bàn giao công việc thanh lý cho cho Hội đồng thanh lý hàng hóa và đơn vị quản lý hàng hóa như: Ban quản kho, Phòng quản lý hàng hóa,.. để thực hiện việc thanh lý hàng hóa tồn kho theo đúng trình tự và thủ tục quy định.

  • Điều 3: Tổng số tiền thu về sau khi thanh lý hàng hóa sau khi đã trừ sẽ được hạch toán trong tổng doanh thu của doanh nghiệp.

  • Điều 4: Quyết định thanh lý có hiệu lực kể từ ngày ký biên bản, các phòng ban có trách nhiệm cần thi hành quyết định này.

Phần kết thúc của mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho

Ở mục cuối cùng của biên bản là những thông tin về:

  • Nơi nhận

  • Như trên

  • Lưu VP

  • Tên/ chữ ký của người ra quyết định như Giám đốc hoặc Phó Giám đốc.

Những lưu ý quan trọng khi lập mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho

mau-bien-ban-thanh-ly-hang-hoa-ton-kho-3
Những lưu ý quan trọng khi lập mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho
  • Khi thành lập một mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho, người soạn thảo cần chú ý trình bày nội dung theo trình tự logic để người đọc biên bản có thể hiểu rõ nội dung và biên bản đang đề cập.

  • Đảm bảo mọi thông tin trong văn bản phải hoàn toàn chính xác, không có bất kỳ sai sót ngoại lệ nào. Bởi quyết định thanh lý sai sót sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khâu thanh lý hàng tồn của công ty.

  • Chú ý đến cách trình bày của một biên bản. Những nội dung khác nhau phải xuống dòng để tách ý giúp người đọc dễ dàng theo dõi. Ngoài ra, phông chữ và cỡ chữ cần đảm bảo đồng nhất theo tiêu chuẩn để biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho có tính trạng trọng nhất.

Trên đây là những hướng dẫn chi tiết cách lập một mẫu biên bản thanh lý hàng hóa tồn kho đúng chuẩn. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị hỗ trợ dịch vụ lưu kho bãi và lưu thông hàng hoá cho doanh nghiệp, hãy liên hệ ngay cho V-Box để được tư vấn trực tiếp nhé!

Viết một bình luận