Đối với các doanh nghiệp nói chung và kế toán nói riêng các loại phiếu nhập kho, xuất kho rất là quen thuộc. Tuy nhiên, vẫn còn một số bạn thắc mắc về cách viết các loại chứng từ này.Vậy trong bài viết hôm nay, V-Box sẽ giúp các bạn có được câu trả lời chính xác nhất.
Phiếu nhập kho là gì?
Đây là loại chứng từ được các doanh nghiệp sử dụng trong quá trình nhập hàng và quản lý kho nhằm mục đích theo dõi tình hình tài sản. Phiếu nhập kho sẽ cung cấp những thông tin về nguồn tài sản và biến động tài sản.
Các doanh nghiệp sẽ dựa vào những dữ liệu này để có thể xác định được sổ chi tiết và thẻ kho. Cùng với đó là quản lý chi tiết nguyên vật liệu, các loại hàng hóa hoặc tài sản cố định trong kho của doanh nghiệp.
Những loại phiếu nhập hàng hóa vào kho được lập ra để giúp doanh nghiệp có thể theo dõi liên tục hoặc định kỳ. Điều này đảm bảo việc kiểm tra chính xác nhất để giúp quá trình quản lý được dễ dàng hơn. Trong một doanh nghiệp, bộ phận thủ kho sẽ có trách nhiệm xác nhận toàn bộ quy trình xuất nhập kho.
Quá trình nhập kho sẽ bao gồm hàng hóa, thiết bị, vật liệu sản xuất,…và được thủ kho xác nhận, sau đó sẽ báo cáo với kế toán kho. Lúc này, kế toán sẽ nhập hàng hóa vào hệ thống để theo dõi và giám sát số lượng hàng hóa nhập.
Tùy vào quy định của từng doanh nghiệp phiếu nhập kho có thể do quản lý hoặc bộ phận kho xử lý. Phiếu nhập hàng hóa và kho sẽ được lập thành 3 liên và sau khi lập phiếu xong, phải cần có chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc hoặc người ủy quyền. Quy trình lập phiếu sẽ được giám sát bởi nhân viên kho, thủ kho hoặc là cán bộ quản lý kho hàng.
Vai trò của phiếu nhập kho
Loại phiếu này thường được dùng ở những nhà kho, khu vực quản lý hàng hóa, hoặc nguyên vật liệu, trang thiết bị của toàn bộ hệ thống sản xuất. Đồng thời, phiếu nhập kho còn được dùng trong những trường hợp hàng hóa, nguyên vật liệu hay dụng cụ được mua từ bên ngoài và cần nhập vào kho hàng.
Những mặt hàng mua ngoài, tự gia công, chế biến hoặc nhận góp vốn trước khi đưa vào kho đều cần phải lập phiếu. Bởi loại phiếu này có tác dụng quản lý tất cả hàng hóa, sản phẩm có trong kho để phù hợp với phần mềm quản lý giám sát một cách chính xác.
Phiếu nhập kho thường sẽ được thực hiện bởi thủ kho, ở một số doanh nghiệp kế toán kho sẽ trực tiếp quản lý, viết phiếu và nhập vào phần mềm kế toán. Có thể hiểu rằng, phiếu nhập kho là một loại giấy tờ vô cùng quan trọng để có thể đảm bảo được việc kiểm soát hàng hóa kinh doanh. Đồng thời dựa vào dữ liệu trên phiếu doanh nghiệp mới dễ kiểm soát để có thể kịp thời đưa ra những giải pháp tốt nhất cho toàn bộ hệ thống.
Những vấn đề thường gặp khi lập phiếu nhập kho
Lập phiếu nhập kho là một trong những quy trình rất quan trọng do đó những người có trách nhiệm luôn hết sức cẩn thận. Trong một số trường hợp, do quá trình kiểm kê, tính toán người thực hiện vẫn có thể xảy ra một số lỗi như:
Ghi nhận số lượng hàng tồn kho không đầy đủ hóa đơn và chứng từ kèm theo một cách hợp lệ để có thể chứng minh việc nhập hàng hóa hoặc tồn kho là có chứng thực.
Xác nhận sai giá gốc của hàng hóa tồn kho
Không thường xuyên đối chiếu sổ sách giữa thủ kho với kế toán kho để có thể kịp thời phát hiện sai lệch và điều chỉnh.
Bảng tổng hợp số lượng nhập xuất tồn của từng loại mặt hàng bị âm. Nguyên nhân là do chưa nhập hàng mà đã xuất kho hoặc trong quá trình lập phiếu xuất ghi sai mã hàng hóa. Cũng có thể là do kế toán bán hàng trong khi viết hóa đơn cho khách để lấy tiền mặt nhưng lại không biết hàng tồn kho đã hết
Kế toán kho không thực hiện lập bảng xuất – nhập – tồn theo đúng định kỳ hàng tuần, hàng tháng
Không lập biên bản kiểm nghiệm vật tư nhập kho hoặc mua hàng sai quy cách, chất lượng, chủng loại…nhưng vẫn hạch toán nhập kho
Thực hiện lập phiếu nhập kho không đúng thời điểm hoặc chưa ghi nhận nhập kho nhưng lại hạch toán xuất kh
Giải pháp hữu hiệu khi lập phiếu nhập kho
Để có thể hạn chế tối đa những sai sót cũng như đảm bảo quá trình quản lý kho và hàng hóa trở nên dễ dàng, thuận tiện hơn. Đồng thời cũng tối ưu nguồn lực, chủ kinh doanh và nhân viên quản lý kho bạn nên áp dụng những phương pháp sau.
Thiết kế kho theo từng khu vực
Lên sơ đồ lưu trữ để dễ dàng kiểm soát hàng hóa
Sắp xếp theo mã SKU
Sử dụng thẻ kho hoặc sổ kho để quản lý
Dán nhãn lô hàng hoặc mã vạch
Thường xuyên kiểm tra kho
Áp dụng phần mềm quản lý kho
Trên đây là những thông tin về phiếu nhập kho cũng như cách quản lý hàng hóa trong kho chính xác. Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến vấn đề này thì hãy liên hệ với V-Box để được tư vấn nhé.
Xem thêm: Bảng giá dịch vụ cho thuê kho bãi
