Đối với một doanh nghiệp hàng hóa chính là tiền, là tài sản lớn nhất của họ. Để quản lý tốt tài sản của mình các doanh nghiệp cần phải quản lý tốt kho hàng cũng như biết cách sử dụng hợp lý hàng hóa. Vì thế việc quản lý kho hàng hóa trong kho luôn đóng vai trò vô cùng quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Trong bài viết này V-BOX sẽ chia sẻ một vài thông tin để giúp bạn biết nên làm gì để quản lý kho hàng một cách tốt nhất và hiệu nhất.
Quản lý kho là gì ?
Quản lý kho hàng hay còn được biết đến là việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động hàng ngày, số lượng và tình trạng của hàng hóa như xuất hàng, nhập hàng, số lượng tồn trong kho,..Nói cách khác quản lý kho chính là thực hiện các hoạt động liên quan trực tiếp đến việc bảo quản, quản lý lượng vật liệu, hàng hóa, vật tư.
Quản lý kho nhằm mục đích đảm bảo cho quá trình đi từ sản xuất đến quá trình phân phối hàng hóa được thực hiện liên tục, trơn tru và hạn chế sai sót ở mức tối đa. Ngoài ra, quản lý kho hiệu quả sẽ giúp quản lý và sử dụng hiệu quả hàng hóa, cơ sở vật chất trong kho.
Hàng tồn kho là gì?
Khi nhắc đến hàng tồn kho nhiều người mặc định đó là những mặt hàng bị lưu lại trong kho do không bán được ra thị trường, do lỗi thời, sản xuất nổi,…và sẽ được bán thanh lý để hòa vốn. Thực tế hàng tồn kho là những mặt hàng được doanh nghiệp giữ lại để dự phòng hoặc làm thành phần cho quy trình tạo ra sản phẩm mới.
Khái niệm về hàng tồn kho
Quản lý hàng tồn kho là gì?
Quản lý hàng tồn kho là việc doanh nghiệp thực hiện kiểm soát và theo dõi hàng hóa trong khâu sản xuất, lưu trữ và sử dụng. Quản lý kho hàng tồn với mục đích đảm bảo được mức tồn kho tối ưu nhằm đáp ứng cho nhu cầu sản xuất một cách kịp thời, đảm bảo số lượng mặt hàng được sử dụng vào đúng vị trí và thời điểm.
Quản trị hiệu quả hàng tồn kho có hai vấn đề và rất phức tạp. Đầu tiên doanh nghiệp luôn phải tăng lượng hàng tồn để không xảy ra tình trạng bị gián đoạn sản xuất. Song song với đó các doanh nghiệp cũng phải cân bằng lượng tồn để tránh các chi phí liên quan tăng như chi phí quản lý, chi phí lưu kho,… Vì vậy để quản lý tồn kho tốt doanh nghiệp cần phải cân bằng và giữ lượng tồn kho ở mức vừa đủ tránh để hàng tốn quá nhiều hoặc quá ít.
Quy trình quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp nhận được những lợi ích gì ?
Quản lý kho hàng góp phần không nhỏ trong việc quyết định hoạt động của doanh nghiệp đó có thành công hay không. Khi doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả sẽ nhận lại rất nhiều lợi ích.
Giảm thiểu tình trạng thất lạc, thất thoát hàng hóa
Tình trạng thất thoát hàng hóa xảy ra rất nhiều ở các doanh nghiệp. Tình trạng này có rất nhiều nguyên nhân gây ra có thể là thất thoát trong kho, nhân viên gian lận,…Việc hàng hóa bị thất thoát gây ra tổn thất không nhỏ đối với doanh nghiệp. Vì vậy quản lý kho thường xuyên và liên tục sẽ giúp doanh nghiệp giảm được tình trạng mất hàng và có những kế hoạch phù hợp cho quá trình sản xuất.
Tránh lãng phí hàng hóa, vật liệu
Quản lý kho hàng sát sao và đều đặn sẽ giúp doanh nghiệp thống kê được lượng hàng hóa lâu ngày, lượng hàng sắp hết hạn, lượng hàng bị hao mòn, hỏng hóc. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có những phương án ưu tiên sử dụng hàng hóa vật liệu tránh được những lãng phí không đáng có.
Hạn chế tối đa chi phí lưu kho cho doanh nghiệp
Chi phí lưu kho thường phụ thuộc vào kích thước và số lượng hàng hóa lưu trữ. Chi phí lưu kho sẽ tỉ lệ thuận với lượng hàng, hàng càng lớn, sản phẩm càng cồng kềnh thì chi phí lưu kho càng tăng.
Do đó, quản lý kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm lượng hàng tồn lớn,lượng hàng tốn nhiều chi phí lưu kho từ đó có biện pháp sử dụng, lưu chuyển và giải phóng kịp thời. Điều này sẽ tiết được những chi phí không cần thiết cho doanh nghiệp.
Quản lý kho hiệu quả làm tăng doanh thu
Nếu doanh nghiệp rơi vào tình trạng thừa thãi hàng hóa sẽ lãng phí mà thiếu hàng thì dẫn đến giảm doanh thu. Vấn đề này ảnh hưởng không nhỏ đến doanh nghiệp, biến doanh nghiệp trở thành đơn vị làm việc thiếu chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Việc kiểm kho được thực hiện thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp thống kê được loại hàng bán chạy để kịp thời đưa ra các chính sách nhằm tối ưu hóa lợi nhuận.
Các khâu trong quy trình quản lý kho vật tư, hàng hóa
Quy trình quản lý kho hàng có rất nhiều công đoạn, nhiều khâu khác nhau. Sau đây chúng tôi muốn gửi đến bạn một vài quy trình quản lý cơ bản nhất trong một doanh nghiệp
Quy trình quản lý mã hàng
Bước 1: Khi bộ phận quản lý có nhu cầu thêm mã hàng, xóa mã hay thay đổi cần phải gửi yêu cầu tới bộ phận hoặc nhân viên phụ trách quản lý mã hàng
Bước 2: Sau khi nhận được yêu cầu bộ phận, nhân viên quản lý mã hàng sẽ dựa vào thông tin để kiểm tra và đối chiếu với thực tế
Bước 3: Khi hoàn tất kiểm tra sẽ tiến hành thực hiện yêu cầu
Xử lý yêu cầu cấp mã hàng mới: Người phụ trách sẽ căn cứ vào chủng loại, tên gọi, tính chất của hàng hóa để đặt mã hàng theo quy tắc sau đó sẽ cập nhật thông tin lên hệ thống doanh nghiệp( yêu cầu này chỉ áp dụng đối với sản phẩm chưa xuất hiện mã hàng trong kho, sản phẩm mới nhập về).
Thay đổi hoặc xóa mã hàng: Đối với yêu cầu này người phụ trách cần phải xem xét và đánh giá sự cần thiết và độ hợp lý rồi mới tiến hành thực hiện hoặc từ chối yêu cầu.
Bước 4: Thông báo về sự thay đổi đến các bộ phận có liên quan để tạo thuận lợi cho các quy trình về sau.
Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu hay thành phẩm.
Bước 1: Thông báo yêu cầu và kế hoạch nhập kho
Bộ phận có yêu cầu nhập hàng để phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp cần gửi thông báo đến các phòng ban như: phòng kế hoạch, phòng kế toán, bộ phận kho,… để có sự sắp xếp phù hợp.
Bước 2: Kiểm kê và đối chiếu
Sau khi hàng được mua về thủ kho phải căn cứ vào phiếu yêu cầu mua hàng hoặc đơn đặt hàng để đối chiếu với số lượng hàng thực tế nhập vào và kiểm tra chất lượng hàng. Trường hợp phát hiện hàng không đạt chất lượng yêu cần cần lập biên bản và báo lại cho bên cung cấp để phối hợp khắc phục, giải quyết. Cuối cùng là nhận phiếu giao nhận từ nhà cung cấp.
Bước 3: Tạo phiếu nhập kho
Phiếu nhập kho thường được lập 3 liên do thủ kho đảm nhận. Một liên được thủ kho lưu lại, hai liên còn lại được giao cho kế toán và người giao hàng. Mỗi phiếu nhập phải có chữ ký của bên giao và của thủ kho (bên nhận).
Bước 4: Nhập kho
Bước cuối cùng của quy trình nhập kho thủ kho sẽ thực hiện nhập và sắp xếp hàng vào các khu vực phù hợp trong kho, sau đó sẽ ghi thẻ kho và cập nhật trên hệ thống quản lý kho
Các bước trong quy trình quản lý xuất kho hàng hóa
Bước 1: Bộ phận có nhu cầu sử dụng gửi yêu cầu xuất hàng hóa
Bước 2: Thủ kho tiến hành kiểm tra hàng tồn kho sau khi nhận được yêu cầu
Trong trường hợp kiểm hàng thấy thiếu, cần báo cáo cho đơn vị đề xuất và tiến hành xuất kho nếu đủ hàng.
Bước 3: Tạo phiếu xuất kho
Phiếu xuất kho sẽ được thủ kho lập dựa trên thông tin yêu cầu.
Bước 4: Xuất kho hàng hóa
Từ thông tin trên phiếu xuất kho, thủ kho sẽ lấy chính xác và đầy đủ số lượng hàng cần xuất.
Bước 5: Ngay khi vừa xuất kho phải cập nhật thông tin lên hệ thống để tránh trường hợp quên cập nhật và thuận tiện cho việc quản lý sau này.
Quy trình quản lý chuyển kho thành phẩm
Bước 1: Đơn vị có nhu cầu chuyển kho phải gửi đề xuất lên ban giám đốc, cần chỉ rõ thời gian, địa điểm cũng như mức độ cần thiết của việc chuyển kho thành phẩm.
Bước 2: Khi nhận được yêu cầu ban giám đốc cần xem xét cẩn thận, nếu yêu cầu được chấp thuận sẽ được chuyển đến cho kế toán.
Bước 3: Sau khi kế toán đã nhận được thông tin từ giám đốc, cần báo cho đơn vị quản lý kho những thông tin cần thiết và tạo phiếu xuất kho.
Bước 4: Những người có trách nhiệm kiểm tra hàng hóa sau đó ký xác nhận vào biên lai.
Bước 5: Tiến hành chuyển kho
Bước 6:Cập nhập thông tin vào hệ thống quản lý kho.
Hướng dẫn cách quản lý kho hiệu quả nhất
Có rất nhiều cách quản lý kho hiệu quả chúng tôi đã tập hợp được và sẽ chia sẻ ngay một vài kinh nghiệm quản lý kho sau đây
Giao việc, trách nhiệm cho từng nhân viên kho
Thực hiện kiểm tra kho định kỳ
Ứng dụng công nghệ, phần mềm để quản lý kho được hiệu quả
Hoàn thành đầy đủ công việc trong ngày chớ để dồn hôm sau
Đánh dấu các sản phẩm khác nhau
Sắp xếp hàng hóa một cách hợp lý và thông minh
Trên đây là những thông tin hữu ích mà V-BOX muốn chia sẻ với bạn. Hy vọng qua bài viết các bạn đã biết cách làm sao để quản lý kho hàng được hiệu quả nhất và đem lại nhiều doanh thu lợi nhuận cho doanh nghiệp của mình. Chúc các bạn thành công!
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Tòa kho tự quản V-BOX
Địa chỉ: Hẻm Số 2, đường Thuỷ Lợi, Phước Long TP Thủ Đức, TP Ho Chi
Minh City
SĐT: +84 (0) 86 226 4669 / +84 (0) 86 226 4969
Gmail: info@vbox.digiweb.com.vn
Website: www.vboxselfstorage.com
Xem thêm: Top 10 dịch vụ thuê kho Gò Vấp rộng rãi, uy tín
Xem thêm: [Cực hot] Cho thuê kho tự quản – kho mini tại TP.HCM
