Trong kinh doanh có nhiều yếu tố mà bạn cần phải quan tâm, đặc biệt là tồn kho an toàn. Vậy làm thế nào để có thể xác định được mức tồn kho đảm bảo an toàn khi kinh doanh. Trong bài viết hôm nay V-Box sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.
Tồn kho an toàn là gì?
Tồn kho an toàn (Safety Stock) là lượng hàng hóa nhằm để bù đắp cho sự không chắc chắn về việc cung ứng cho khách hàng trong thời điểm hiện tại. Đây là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho cơ bản mà hầu hết người kinh doanh nào cũng cần phải biết.
Không nhà quản lý phân phối (Wholesale) hay một nhà bán lẻ (Retailer) nào mong muốn hàng hóa trong kho bị thiếu hụt và không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Hoặc có sự delay ngoài ý muốn trong quá trình nhận các đơn hàng bổ sung. Theo nguyên tắc này, nếu như độ ổn định hàng hóa trong việc cung ứng càng thấp thì bắt buộc lượng tồn kho an toàn phải càng cao.
Những loại tồn kho an toàn phổ biến
Để có thể quản lý hiệu quả chủ doanh nghiệp cần nắm được những loại hàng tồn kho an toàn. Từ đó, sẽ dễ dàng phân phối và kiểm soát lưu lượng hàng hoá. Thông thường, hàng tồn kho sẽ được chia thành 2 loại.
Tồn kho an toàn theo chu kỳ
Đây là loại tồn kho xuất hiện khi khách hàng có nhu cầu đặt hàng chia nhỏ theo thời gian. Loại tồn kho theo chu kỳ được áp dụng theo tính kinh tế nhờ vào quy mô: đơn hàng đặt ít nhưng có khối lượng vô cùng lớn. Chúng sẽ được chia thành những đơn hàng nhỏ hơn và ứng với nhu cầu theo từng thời điểm để có thể giao liên tục.
Tồn kho an toàn theo mùa
Loại tồn kho này xảy ra khi doanh nghiệp hoặc chuỗi cung ứng sản xuất và tồn trữ hàng hóa với mục đích đáp ứng nhu cầu lớn ở thời điểm sắp tới. Có thể hiểu rằng khi khả năng sản xuất nhỏ hơn nhu cầu được dự đoán thì ở các thời điểm khi khách hàng có nhu cầu thấp, công ty sẽ sản xuất và tồn trữ vào kho.
Đối với các nhà cung cấp, nếu gia tăng công suất sản xuất thì sẽ tốn khá nhiều chi phí. Do đó, việc lựa chọn loại hình tồn kho theo mùa này được xem là một chi phí cố định. Thường thì loại hàng này sẽ được áp dụng trước những dịp khuyến mãi hoặc một số dịp quan trọng khiến nhu cầu về hàng hóa của người tiêu dùng tăng vọt.
Lợi ích của việc tồn kho an toàn
Giảm thiểu tình trạng hàng hóa bị thiếu hụt
Nếu các doanh nghiệp chủ quan, chờ đến lúc hàng hóa bán gần hết mới yêu cầu nhập kho thì sẽ gặp phải tình trạng thiếu hụt. Đây là quan niệm rất sai trái bởi nếu không có sự chuẩn bị trước thì hàng hoá sẽ không thể nào cung ứng kịp lúc được. Tệ hơn nữa nếu như đó là mặt hàng đang bán chạy.
Bên cạnh đó, nếu không có tồn kho an toàn, thì hiện trạng để trống quầy kệ sẽ khiến cho khách hàng có ấn tượng không tốt. Khách hàng sẽ thấy không ưng ý khi không mua được món hàng mà họ đang cần hoặc vì có quá ít sự lựa chọn. Điều này không chỉ làm doanh thu bị giảm mà còn làm chất lượng dịch vụ và uy tín doanh nghiệp bị ảnh hưởng xấu.
Tối ưu việc dự trữ tồn kho
Khi nắm rõ tồn kho an toàn, bạn sẽ tránh được tình trạng mua rất nhiều hàng chưa cần thiết. Nếu giữ lượng hàng tồn kho quá cao sẽ làm gia tăng chi phí cơ hội và giảm tốc độ quay vòng vốn. Đồng thời nó còn khiến chủ doanh nghiệp phải mất một khoản chi trả lãi tổ chức tài chính nếu như vay vốn để kinh doanh.
Giảm thiểu chi phí lưu kho
Việc duy trì tồn kho sẽ giúp bạn loại bỏ được vấn đề trả thêm những chi phí phụ trội nếu như phải thuê mướn kho để chứa hàng. Đối với các mặt hàng có thời hạn sử dụng ngắn như thực phẩm, hàng tươi sống thì việc tích trữ nhiều mà không dự báo được nhu cầu chính xác của khách hàng sẽ ẩn chứa nhiều rủi ro.
Cách xác định tồn kho an toàn
Việc tính toán tồn kho cần dựa vào 2 yếu tố chính là thời gian vận chuyển và mức độ trung bình tiêu thụ hết lô hàng đó. Do đó để xác định tồn kho an toàn chính xác nhất bạn cần nắm rõ 2 yếu tố trên. Và nguyên tắc giúp xử lý điều đó cần thực hiện theo các bước sau
Xác định mức tồn kho an toàn
Nếu như trong 1 ngày lượng tiêu thụ của doanh nghiệp là 1000 đơn vị và cần 20 ngày để nhà cung cấp giao hàng. Lúc này, lượng hàng tồn kho dựa theo nguyên tắc 50% phải là 1.000.000 đơn vị.
Xác định thời gian đặt hàng
Khi đã xác định được mức tồn kho, việc tiếp theo cần làm là tính toán thời gian đặt hàng. Nếu như trước 10 ngày hàng tồn kho về đúng mức an toàn là 1 000 000 đơn vị thì cần phải tiến hành đặt hàng. Lúc này, hàng hóa trong kho sẽ được ước tính đủ dùng trong 10 ngày đầu theo đơn đặt hàng.
Với những thông tin trên hy vọng sẽ giúp các bạn hiểu rõ hơn về cách xác định mức tồn kho an toàn. Nếu còn thắc mắc hay có nhu cầu thuê kho chứa hàng bạn có thể liên hệ với V-Box để được tư vấn chi tiết.
Xem thêm: Bảng giá dịch vụ cho thuê kho bãi
Xem thêm: [Review] Giá cho thuê kho mini, kho để đồ diện tích nhỏ tại TPHCM
