Với mỗi doanh nghiệp sản xuất, buôn bán hàng hóa công đoạn xuất nhập kho là một trong những khâu quan trọng trong cả quá trình trước khi mang sản phẩm đến tay người tiêu dùng. Vậy quy trình nhập kho bao gồm những gì? Những quy tắc nào cần phải tuân thủ khi nhập kho? Cùng V-BOX tìm hiểu ngay nhé!
Quy trình nhập kho là gì?
Quy trình nhập kho là hoạt động diễn ra ngay sau khi hàng hóa được mua về. Đây còn là một trình tự các hoạt động nhập kho của doanh nghiệp.
Quy trình này giúp các nhà quản lý dễ dàng kiểm soát cũng như theo dõi chính xác số lượng hàng mà doanh nghiệp đang sở hữu. Ngoài ra, chúng còn là mắt xích quan trọng để các hoạt động sản xuất, nhập xuất diễn ra trơn tru.
Tại sao cần phải tuân thủ quy trình nhập kho ?
Như đã biết quy trình nhập hàng vào kho giữ một vai trò đặc biệt bởi nếu như không tuân theo quy trình này việc kiểm soát hàng hóa sẽ trở nên vô cùng khó khăn. Tuân thủ đúng quy trình cũng sẽ đem lại một vài lợi ích cho doanh nghiệp.
Lợi ích đầu tiên mà doanh nghiệp nhận được là một hệ thống lưu trữ hàng hóa khoa học và chặt chẽ. Khi tuân thủ quy trình xuất nhập kho hàng hóa được giám sát có hệ thống tránh được những rủi ro, thất thoát hàng hóa dẫn đến thiệt hại cho doanh nghiệp.
Việc tuân thủ quy trình xuất nhập kho cũng tạo cho các hoạt động thực hiện được trôi chảy, liên tục. Tất cả các bộ phận chỉ cần tuân thủ theo hệ thống mà quy trình đã vạch sẵn để tạo một dây chuyền hoạt động vận hành suôn sẻ.
Những ghi chép, thống kê trong quy trình sẽ giúp doanh nghiệp, đặc biệt là những nhà quản lý dễ dàng kiểm soát được số lượng chính xác hàng nhập về, xuất ra và còn tồn trong kho. Nhờ đó mà doanh nghiệp có thể đưa ra chiến lược, quyết định phù hợp cho hoạt động phát triển.
Với những doanh nghiệp sở hữu quy trình nhập hàng bài bản, chuyên nghiệp sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của nhân viên. Ngoài ra, điều này còn tạo ra một văn hóa làm việc tác phong nhanh nhẹn.
Khi quy trình này được thực hiện nghiêm ngặt, có hệ thống, các nhân viên nghiêm túc thực hiện sẽ tạo dựng được lòng tin với khách hàng cũng như sự yên tâm của các vị lãnh đạo.
Quy trình nhập kho ISO
Dưới đây sẽ là quy trình nhập kho theo chuẩn ISO
Bước 1: Thông báo kế hoạch nhập kho và xin ký duyệt của lãnh đạo
Khi số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa của doanh nghiệp rơi vào tình trạng hết hoặc thiếu hụt lúc này các bộ phận có liên quan phải làm phiếu để yêu cầu nhập mua thêm hàng hóa. Sau đó cần phải xin sự đồng ý và ký duyệt của lãnh đạo và thực hiện đúng quy trình.
Bước 2: Kiểm tra, đối chiếu số lượng và chất lượng hàng mua với thực tế
Sau khi đã nhận được thông báo thủ kho cần phải bám sát và đối chiếu với thực tế để nắm được mã hàng nào thiếu hay hết để phân bổ sử dụng một cách phù hợp tránh lãng phí.
Khi đã tiến hành kiểm tra xong nếu số lượng nhập về trùng khớp với số lượng yêu cầu thì quản lý kho cần đóng dấu và xác nhận thông tin trên hệ thống. Nếu xảy ra bất kỳ vấn đề gì trong quá trình quản lý cần lập biên bản và trình lên cấp trên.
Bước 3: Lập chứng từ và hoàn tất thủ tục
Khi đã xác nhận hàng hóa được nhập kho theo đúng yêu cầu và quy định thì thủ kho sẽ lập chứng từ rồi chuyển giao cho bộ phận kế toán để kiểm tra và hoạch toán.
Quy trình nhập kho nguyên vật liệu
Khi nhập kho nguyên vật liệu sẽ phải trải qua 4 bước:
Bước 1: Lập kế hoạch nhập nguyên vật liệu
Khi có nhu cầu nhập nguyên vật liệu các bộ phận cần phải thông báo tới các bộ phận liên quan kế hoạch nhập vật liệu để sắp xếp nhân sự và thực hiện nhập kho.
Bước 2: Đối chiếu và kiểm đếm vật liệu
Từ những giấy tờ liên quan như phiếu đề nghị nhập vật liệu, đơn đặt hàng thủ kho sẽ đối chiếu số lượng hàng được nhập vào và cùng với đó là kiểm tra chất lượng hàng nhập để xác định hàng đảm bảo yêu cầu. Nếu phát hiện xảy ra bất kỳ hư hỏng nào thì thủ kho sẽ lập biên bản sau đó báo cáo lên đơn vị đề xuất để giải quyết.
Bước 3: Tiến hành lập phiếu nhập kho
Sau khi đã hoàn tất những thủ tục kiểm tra hàng hóa thì bộ phận kiểm kê sẽ chuyển toàn bộ giấy tờ như phiếu yêu cầu nhập vật liệu, hóa đơn mua hàng,.. cho bộ phận kế toán để đối chiếu thêm lần nữa. Kết thúc đối chiếu bộ phận kế toán sẽ tiến hành in phiếu nhập kho và giao dịch.
Bước 4: Hoàn thành nhập kho nguyên vật liệu
Bước cuối cùng của quy trình thủ kho sẽ thực hiện hoạt động nhập kho sau đó sắp xếp vật liệu vào vị trí và khu vực phù hợp rồi tiến hành nhập các thông tin vào thẻ kho. Sau khi thông tin được nhập hệ thống quản lý kho sẽ tự động cập nhật hoặc thông tin sẽ được quản lý bằng dữ liệu trên excel, phần mềm,.. tùy thuộc vào từng quy định của mỗi công ty.
Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm
Thủ kho và các bộ phận liên quan cần phải thực hiện theo 6 bước sau để tiến hành nhập hàng vào kho thành phẩm.
Bước 1: Tất cả các hàng hóa thành phẩm sau khi đã hoàn thành phải được tập kết tại kho chứa, những bộ phận hay cá nhân nhận nhiệm vụ phải giám sát chặt chẽ di chuyển hàng hóa và bàn giao tận nơi đến thủ kho và bộ phận kho lưu trữ để tiến hành các thủ tục nhập kho.
Bước 2: Sau khi nhận được hàng hóa thành phẩm thủ kho và bộ phận kho lưu trữ sẽ cùng với bộ phận giám sát kiểm đếm số lượng thành phẩm giao nhận dưới sự giám sát của người có thẩm quyền. Sau khi đã kiểm đếm xong thủ kho sẽ tập kết hàng hóa đúng vị trí đã quy định.
Bước 3: Khi thành phẩm đã được kiểm tra và sắp xếp đúng nơi bộ phận kế toán sẽ dựa trên số lượng thực tế đã báo cáo để tiến hành lập phiếu nhập kho và xin ký xác nhận của các bộ phận liên quan.
Bước 4: Sau khi đã hoàn thành tất cả các thủ tục liên quan đến, phiếu nhập kho sẽ được nộp lên cấp trên để ban giám đốc, kế toán trưởng theo dõi xem xét và phê duyệt. Lưu ý phiếu nhập kho hợp lệ là phiếu có đầy đủ chữ ký của tất cả những người có thẩm quyền.
Bước 5: Sau khi ban giám đốc xem qua và xác nhận hợp lệ, phiếu nhập kho sẽ chuyển lại cho thủ kho để cập nhật chứng từ vào thẻ kho.
Bước 6: Sau cùng thủ kho sẽ lưu lại các giấy tờ cần thiết và chuyển lên bộ phận kế toán để hoàn thành nhập kho thành phẩm.
Quy trình xuất kho hàng hóa
Quy trình xuất kho hàng hóa gồm các bước sau:
Bước 1: Lập yêu cầu xuất kho
Bộ phận nào có nhu cầu sử dụng hàng hóa cần phải lập mẫu yêu cầu xuất kho. Mẫu yêu cầu của mỗi doanh nghiệp sẽ có những quy định khác nhau.
Bước 2: Kiểm tra hàng tồn trong kho
Sau khi nhận được yêu cầu xuất kho bộ phận kế toán sẽ tiến hành kiểm tra số lượng hàng tồn trong kho. Nếu lượng hàng đủ sẽ làm thủ tục xuất kho. Trong trường hợp thiếu hàng kế toán sẽ thông báo lên đơn vị đề xuất.
Bước 3: Tạo phiếu xuất kho
Sau khi đã kiểm tra hàng tồn trong kho để xác định lượng hàng có đáp ứng được nhu cầu xuất kho hay không kế toán sẽ tiến hành tọa phiếu xuất kho. Sau đó, phiếu xuất kho sẽ được lưu thành nhiều liên để giao cho thủ kho và lưu lại sổ.
Bước 4: Tiến hành xuất kho hàng hóa
Thủ kho xuất hàng cho bộ phận yêu cầu, nhân viên phụ trách nhận hàng ký xác nhận vào phiếu xuất kho và giữ một liên.
Bước 5: Ghi lại thông tin
Thủ kho sẽ giữ một liên yêu cầu xuất kho rồi tiến hành hoàn thành thẻ kho, giao lại cho bộ phận kế toán phiếu xuất kho để ghi sổ và hoạch số hàng đã xuất trong kho.
Quy trình nhập kho vật tư
Đối với nguyên vật liệu, quy trình nhập hàng cần phải trải qua 6 bước:
Bước 1: Sau khi hàng hóa vật tư được mua về, người phụ trách việc mua hàng hay người trực tiếp nhập số vật tư đó sẽ được yêu cầu nhập kho hàng hóa đã mua. Tùy vào mỗi doanh nghiệp sẽ đưa ra những cách thức, yêu cầu nhập kho khác nhau nhưng thường là yêu cầu nhập kho được thực hiện bằng lời nói và lập thành mẫu.
Bước 2: Sau khi bộ phận kế toán kho nhận được yêu cầu nhập kho thì sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho sẽ được thành lập thành nhiều liên để lưu tại sổ và giao cho nhân viên mua hàng, số liên tùy vào quy định của mỗi đơn vị( phiếu nhập kho có thể được lập bởi thủ kho sau khi đã thống nhất với bộ phận kế toán kho). Sau khi hoàn thành phiếu nhập kho sẽ tiến hành làm thủ tục nhập kho.
Bước 3: Sau khi nhận được phiếu nhập kho, thủ kho sẽ được bàn giao hàng mua từ nhân viên mua hàng.
Bước 4: Khi đã hoàn thành giao nhận hàng sẽ tiến hành kiểm đếm và kiểm tra. Trong trường hợp tại một số doanh nghiệp phiếu nhập kho do thủ kho lập thì sẽ kiểm đếm hàng trước khi điền các thông số lên phiếu nhập.
Trong quá trình kiểm đếm nếu như phát hiện thừa, thiếu hàng thì người thủ kho phải lập biên bản để báo cáo với người có thẩm quyền để xử lý theo đúng quy định.
Bước 5: Sau khi hoàn thành phiếu nhập kho thủ kho sẽ ký xác nhận rồi ghi thẻ kho và lưu lại một liên, bộ phận kế toán và người nhập hàng mỗi bên sẽ được giữa một liên.
Bước 6: Dựa vào phiếu nhập kho được nhận kế toán sẽ ghi sổ và hạch toán hàng nhập.
Kết luận
Từ những chia sẻ trên đây V-BOX hy vọng đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết và hữu ích về quy trình nhập kho. Chúc các bạn sẽ thành công trên chính con đường và nghề nghiệp mà mình đã chọn.
THÔNG TIN LIÊN HỆ
Tòa kho tự quản V-BOX
Địa chỉ: Hẻm Số 2, đường Thuỷ Lợi, Phước Long TP Thủ Đức, TP Ho Chi
Minh City
SĐT: +84 (0) 86 226 4669 / +84 (0) 86 226 4969
Gmail: info@vbox.digiweb.com.vn
Website: www.vboxselfstorage.co
Xem thêm: [Cực hot] Cho thuê kho tự quản – kho mini tại TP.HCM
Xem thêm: Top 10 dịch vụ cho thuê kho quận 12
